Ở mức tối thiểu, một hộ kinh doanh nên ghi chép đều đặn bốn thứ: doanh thu mỗi ngày, tiền nhập hàng kèm hoá đơn chứng từ, chi phí vận hành kèm chứng từ, và hàng tồn kho theo định kỳ. Còn hình thức sổ cụ thể và nghĩa vụ kê khai thì thay đổi theo quy định và theo quy mô, nên bạn cần hỏi cơ quan thuế quản lý nơi mình kinh doanh hoặc một người làm kế toán.
Chào bạn, đây là Nhà Bán Lẻ. Nói tới sổ sách, nhiều chủ tiệm nhỏ nghĩ ngay tới thuế và thấy ngại. Mình muốn nói trước: tập này không hướng dẫn kê khai thuế, vì quy định đã và đang thay đổi, mình không muốn nói sai. Mình chỉ muốn chia sẻ những gì một tiệm nhỏ nên ghi chép để tự hiểu mình, và để sẵn sàng khi cần làm việc với cơ quan thuế.
Vì sao sổ sách quan trọng, không chỉ vì thuế
Lý do đầu tiên là để biết tiệm có lời không. Không ghi chép thì chỉ đoán, và đoán thường lệch về phía mình mong muốn.
Lý do thứ hai là khi cần vay vốn, ngân hàng muốn thấy hoạt động kinh doanh có thật và đều đặn. Sổ sách rõ ràng, sao kê tài khoản riêng của tiệm là bằng chứng tốt nhất.
Lý do thứ ba là khi có tranh chấp, với nhà cung cấp, với khách, với người cùng góp vốn, sổ sách và chứng từ là căn cứ để nói chuyện.
Và dĩ nhiên, khi cơ quan thuế yêu cầu, bạn có sẵn số liệu để kê khai đúng, không phải chạy đi tìm lại những tờ hoá đơn đã thất lạc.
Ghi doanh thu mỗi ngày
Cuối mỗi ngày, ghi tổng doanh thu, tách tiền mặt và chuyển khoản. Nếu bán qua nhiều kênh như tại tiệm, mạng xã hội, sàn, ghi riêng từng kênh.
Tài khoản ngân hàng riêng cho tiệm giúp rất nhiều: sao kê chính là bản ghi doanh thu chuyển khoản tự động. Bạn chỉ cần ghi thêm phần tiền mặt.
Nếu dùng phần mềm bán hàng, phần mềm tự ghi lại từng giao dịch. Nhưng hãy định kỳ xuất dữ liệu ra lưu ở nơi khác, đừng chỉ để trong phần mềm.
Việc ghi chép này nên thành thói quen mỗi tối, mất vài phút. Dồn cả tuần, cả tháng mới ghi thì rất khó nhớ và dễ sai.
Nhập hàng và chứng từ nguồn gốc
Mỗi lần nhập hàng, ghi ngày, nhà cung cấp, món hàng, số lượng, số tiền. Quan trọng hơn là giữ lại chứng từ: hoá đơn, phiếu giao hàng, biên nhận chuyển khoản.
Chứng từ nhập hàng không chỉ để tính chi phí. Khi có kiểm tra về nguồn gốc hàng hoá, đó là giấy tờ chứng minh hàng bạn bán có xuất xứ rõ ràng. Hàng không có chứng từ có thể gây rắc rối khi bị kiểm tra, tuỳ ngành hàng.
Ưu tiên nhà cung cấp xuất được hoá đơn, chứng từ đầy đủ. Mua hàng trôi nổi không giấy tờ có thể rẻ hơn một chút, nhưng rủi ro lớn hơn nhiều.
Lưu chứng từ theo tháng, trong bìa hồ sơ hoặc chụp ảnh lưu thư mục trên máy. Giấy in nhiệt của nhiều hoá đơn phai mực rất nhanh, nên chụp ảnh là cách giữ an toàn.
Chi phí vận hành và tồn kho định kỳ
Ghi mọi khoản chi của tiệm: tiền thuê, điện nước, lương, phí giao hàng, phí sàn, bao bì, sửa chữa, quảng cáo. Giữ hoá đơn, hợp đồng, biên nhận của những khoản này.
Hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng lao động hay thoả thuận với người làm, hợp đồng với nhà cung cấp, cất cùng một chỗ, dễ tìm.
Tồn kho nên được kiểm kê định kỳ và ghi lại giá trị theo giá nhập. Số liệu tồn đầu kỳ và cuối kỳ giúp tính đúng giá vốn hàng đã bán, và là một phần của bức tranh tài chính.
Nếu tiệm có tài sản như tủ mát, máy lạnh, kệ, ghi lại ngày mua và giá mua. Sau này khi tính lời hay khi thanh lý, bạn có số liệu.
Quy định thay đổi: hỏi đúng nơi, đừng đoán
Quy định về thuế và sổ sách cho hộ kinh doanh đã có nhiều thay đổi trong thời gian gần đây, về cách tính thuế, cách kê khai, việc dùng hoá đơn điện tử, và có thể còn thay đổi. Mình không nêu chi tiết để tránh sai, và bạn cũng đừng dựa vào lời truyền miệng hay một bài viết cũ.
Nơi đáng tin nhất là cơ quan thuế quản lý nơi bạn kinh doanh. Họ có trách nhiệm hướng dẫn, và nhiều nơi có buổi tập huấn cho hộ kinh doanh. Hãy hỏi cụ thể: tiệm mình thuộc diện nào, cần ghi sổ theo mẫu nào, kê khai ra sao, có cần hoá đơn điện tử không.
Nếu tiệm đã lớn hoặc bạn không có thời gian, thuê dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh là lựa chọn hợp lý. Chọn người có kinh nghiệm với hộ kinh doanh cùng ngành.
Dù ai làm, hãy tự hiểu những con số cơ bản của tiệm mình. Người ghi sổ đều đặn không chỉ sẵn sàng khi cơ quan thuế hỏi, mà còn là người hiểu tiệm của mình rõ nhất.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh nhỏ có bắt buộc ghi sổ sách không?
Nghĩa vụ ghi sổ và hình thức cụ thể phụ thuộc vào quy định hiện hành và quy mô của hộ. Quy định đã có nhiều thay đổi, nên hãy hỏi cơ quan thuế quản lý nơi bạn kinh doanh để biết chính xác trường hợp của mình.
Ghi sổ bằng tay hay bằng phần mềm tốt hơn?
Cả hai đều được nếu ghi đều và đầy đủ. Phần mềm giúp tổng hợp nhanh và ít sai hơn khi giao dịch nhiều. Nếu quy định yêu cầu mẫu sổ hay hoá đơn điện tử cụ thể, hãy làm theo yêu cầu đó.
Nên giữ hoá đơn chứng từ trong bao lâu?
Thời hạn lưu giữ chứng từ có quy định cụ thể, hãy hỏi cơ quan thuế hoặc kế toán. Để an toàn, giữ đầy đủ theo năm và chụp ảnh lưu trữ để tránh giấy phai mực.
Mua hàng không có hoá đơn có sao không?
Có thể gặp khó khi cần chứng minh nguồn gốc hàng hoá lúc bị kiểm tra, và khó ghi nhận chi phí. Ưu tiên nhà cung cấp có chứng từ đầy đủ, nhất là với hàng thực phẩm, mỹ phẩm, hàng có thương hiệu.
Có nên thuê kế toán cho tiệm nhỏ?
Khi bạn không có thời gian, không rành quy định, hoặc tiệm bắt đầu lớn, thuê dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh giúp tránh sai sót. Nhưng bạn vẫn nên tự ghi chép hằng ngày để có số liệu đưa cho kế toán.
