Thất thoát ở cửa hàng nhỏ thường đến từ bốn nguồn: khách lấy cắp, nhầm lẫn khi nhận hàng và thu tiền, hàng hư hỏng bị bỏ đi mà không ghi sổ, và đôi khi từ chính người trong tiệm. Phần lớn có thể giảm được bằng cách bố trí tiệm cho dễ quan sát, đặt quy trình rõ ràng, và kiểm kê đều những nhóm hàng dễ mất.
Chào bạn, đây là Nhà Bán Lẻ. Thất thoát giống một vết rò nhỏ trong thùng nước. Mỗi ngày mất một ít, không ai để ý, cuối năm nhìn lại mới giật mình. Tập này mình không muốn làm bạn nghi ngờ mọi người bước vào tiệm, mà muốn giúp bạn bịt những vết rò phổ biến nhất bằng những việc đơn giản.
Bốn nguồn thất thoát ở tiệm nhỏ
Nguồn đầu tiên người ta hay nghĩ tới là khách lấy cắp. Có thật, nhất là với hàng nhỏ, giá trị cao, dễ bỏ túi như mỹ phẩm, pin, phụ kiện điện thoại, sữa bột.
Nguồn thứ hai thường lớn hơn nhiều người tưởng là nhầm lẫn: nhận hàng thiếu mà không đếm, tính tiền sai giá, thối nhầm tiền, bán mà quên ghi, đổi trả mà không cập nhật.
Nguồn thứ ba là hàng hư hỏng: hết hạn, bể vỡ, ẩm mốc, chuột cắn, bị bỏ đi mà không ai ghi lại. Tồn kho trên sổ cao hơn thực tế, và bạn tưởng là bị mất.
Nguồn thứ tư, khó nói nhất, là từ người trong tiệm. Không phải để nghi ngờ ai, mà để biết rằng quy trình rõ ràng bảo vệ cả người làm lẫn chủ tiệm.
Biết thất thoát của mình đến từ nguồn nào quan trọng hơn biết nó lớn bao nhiêu. Mỗi nguồn cần một cách sửa khác nhau, và sửa nhầm chỗ thì tốn công mà con số chẳng giảm. Lắp thêm camera không giúp gì nếu thật ra hàng mất vì nhà cung cấp giao thiếu mỗi tuần.
Bố trí tiệm để giảm mất cắp
Người có ý lấy cắp tránh những chỗ bị nhìn thấy. Nên cách hiệu quả nhất là làm cho tiệm dễ quan sát: từ quầy thu ngân nhìn được phần lớn lối đi, kệ ở giữa tiệm thấp, không có góc khuất sau những dãy kệ cao.
Hàng nhỏ giá trị cao đặt gần quầy, trong tủ kính có khoá, hoặc chỉ bày mẫu, hàng thật để phía sau. Tránh đặt những món này ở cuối tiệm, gần cửa sau, hay góc khuất.
Gương cầu lồi ở các góc giúp nhìn được chỗ khuất với chi phí thấp. Camera vừa để xem lại khi cần, vừa khiến người có ý xấu chùn tay. Đặt camera ở chỗ dễ thấy, có biển báo nhỏ.
Và một điều tưởng không liên quan: chào khách khi họ bước vào. Người được chào, được nhìn thấy, ít có ý lấy cắp hơn người cảm thấy mình vô hình.
Quy trình để tránh nhầm lẫn
Nhận hàng: luôn đếm trước khi ký, ghi chú khi thiếu hay hỏng. Mở kiểm ngẫu nhiên vài thùng. Nhà cung cấp giao thiếu vài món mỗi lần, một năm là một khoản đáng kể.
Bán hàng: giá niêm yết rõ ràng ở kệ, khớp với giá khi tính tiền. Nếu dùng phần mềm, quét mã từng món thay vì gõ tay. Đếm tiền thối trước mặt khách.
Giao ca: đếm két cùng nhau, ghi sổ giao ca. Chênh lệch được phát hiện ở ca nào thì biết ngay, không để dồn tới cuối tháng.
Đổi trả: mỗi lần đổi, ghi rõ món vào, món ra, cập nhật tồn kho ngay. Đây là chỗ nhầm lẫn rất hay xảy ra mà ít ai để ý.
Ghi sổ hàng hỏng thay vì bỏ đi lặng lẽ
Mỗi khi bỏ một món hàng vì hết hạn, vỡ, hỏng, ghi vào một cuốn sổ riêng: ngày, món, số lượng, lý do. Việc này mất vài giây nhưng giúp bạn phân biệt hàng mất và hàng hỏng.
Cuối tháng, nhìn sổ hàng hỏng: món nào hay hỏng, vì sao. Nếu hàng hết hạn nhiều, nhập ít lại. Nếu hàng vỡ nhiều ở một kệ, xem lại cách xếp. Nếu chuột cắn, xử lý kho.
Khi kiểm kê thấy chênh lệch, trừ phần hàng hỏng đã ghi trước. Phần còn lại mới là phần cần tìm hiểu thêm.
Nhiều chủ tiệm phát hiện ra rằng cái họ tưởng là bị lấy cắp thật ra phần lớn là hàng hỏng và nhầm lẫn không được ghi lại.
Khi bắt gặp người lấy cắp hoặc nghi người trong tiệm
Nếu bắt gặp khách lấy cắp, an toàn là trên hết. Bình tĩnh, nói nhẹ nhàng: chị ơi hình như chị quên tính món này. Nhiều người sẽ trả lại. Đừng tự ý giữ người, khám người hay xô xát, vì có thể nguy hiểm và có thể vi phạm pháp luật. Nếu nghiêm trọng, gọi công an khu vực.
Không đăng ảnh, video người bị nghi lấy cắp lên mạng để bêu. Có thể bạn nhầm, và dù không nhầm, việc đó có thể gây rắc rối pháp lý cho chính bạn.
Nếu nghi người trong tiệm, đừng kết tội vội. Xem lại dữ liệu: chênh lệch có tập trung vào một ca, một người, một nhóm hàng không. Xem camera nếu có. Khi có căn cứ, nói chuyện riêng, bình tĩnh, cho người đó cơ hội giải thích.
Thất thoát không bao giờ về không hoàn toàn, nhưng một tiệm có quy trình rõ ràng, sổ sách đều đặn và cách bố trí dễ quan sát sẽ giữ nó ở mức nhỏ. Và cũng giữ được sự bình yên cho những người làm việc ở đó.
Câu hỏi thường gặp
Có nên lắp camera trong cửa hàng nhỏ không?
Nên, vừa để xem lại khi có sự việc, vừa giúp ngăn người có ý xấu. Đặt camera ở chỗ dễ thấy, có biển báo, và tránh những khu vực riêng tư như phòng thay đồ.
Bắt được khách lấy cắp có được giữ lại không?
Việc giữ người, khám người có thể vi phạm pháp luật và gây nguy hiểm. Hãy yêu cầu khách trả lại hàng một cách bình tĩnh, và nếu cần thì gọi công an khu vực để giải quyết.
Làm sao biết thất thoát là do mất cắp hay nhầm lẫn?
Ghi sổ hàng hỏng và kiểm tra quy trình nhận hàng, bán hàng, đổi trả trước. Sau khi loại trừ những nguồn đó, phần chênh lệch còn lại mới có khả năng là mất cắp, và thường tập trung vào những nhóm hàng nhỏ giá trị cao.
Hàng nào dễ bị mất cắp nhất ở tiệm nhỏ?
Thường là hàng nhỏ, giá trị cao, dễ bỏ túi và dễ bán lại như mỹ phẩm, pin, phụ kiện điện thoại, sữa bột, rượu nhỏ. Đặt những món này gần quầy hoặc trong tủ có khoá.
Có nên cho nhân viên biết chuyện thất thoát không?
Nên chia sẻ con số chung và cùng tìm cách giảm, không nhắm vào ai. Khi nhân viên hiểu và cùng tham gia, họ để ý hơn và quy trình được làm tốt hơn.
