Lời thật của cửa hàng trong một tháng là doanh thu trừ đi giá vốn của chính số hàng đã bán ra, chứ không phải số tiền nhập hàng trong tháng, rồi trừ tiếp mọi chi phí vận hành, kể cả tiền công của chính bạn, và phần chia ra theo tháng của những khoản đầu tư lớn như sửa sang hay mua tủ mát. Còn lại mới là lời.
Chào bạn, đây là Nhà Bán Lẻ. Cách tính lời phổ biến nhất mà mình nghe là: cuối tháng đếm tiền, trừ tiền nhập hàng, còn bao nhiêu là lời. Cách đó sai theo những kiểu rất khó nhận ra, có tháng thấy lời nhiều mà thật ra lỗ, có tháng thấy lỗ mà thật ra lời. Tập này mình đi từng bước để tính cho đúng, bằng sổ tay và máy tính cầm tay là đủ.
Tiền trong két cuối tháng không phải là lời
Số tiền bạn đang có cuối tháng chịu ảnh hưởng của rất nhiều thứ không liên quan tới lời lỗ. Tháng này bạn nhập ít hàng, tiền còn nhiều, trông như lời lớn. Tháng sau nhập nhiều cho mùa Tết, tiền cạn, trông như lỗ nặng. Nhưng hàng nhập về chưa bán, nó vẫn là tài sản của tiệm.
Khách nợ chưa trả, bạn nợ nhà cung cấp chưa trả, tiền thuê đã trả trước sáu tháng, tất cả làm tiền trong két lên xuống mà lời thật không đổi.
Nên cần tách hai câu hỏi: tháng này tiệm có lời không, và tháng này tiệm có đủ tiền không. Hai câu hỏi có câu trả lời khác nhau.
Tập này tập trung vào câu hỏi thứ nhất.
Giá vốn của hàng đã bán, không phải tiền nhập hàng
Đây là chỗ nhầm phổ biến nhất. Lời được tính trên hàng đã bán, nên phải trừ đúng giá vốn của số hàng đã bán, không phải tổng tiền nhập trong tháng.
Cách tính đơn giản cho tiệm nhỏ: lấy giá trị hàng tồn đầu tháng, cộng giá trị hàng nhập trong tháng, trừ giá trị hàng tồn cuối tháng. Kết quả là giá vốn của hàng đã bán ra. Giá trị hàng tồn tính theo giá nhập.
Để làm được, bạn cần biết hàng tồn đầu và cuối tháng, tức là cần kiểm kê, hoặc ít nhất ước lượng khá sát. Đây là lý do kiểm kê định kỳ quan trọng cho việc tính lời.
Nếu dùng phần mềm bán hàng có nhập giá vốn cho từng món, phần mềm tự tính giá vốn hàng đã bán. Nhưng chỉ đúng khi mọi lần nhập và bán đều được ghi đầy đủ.
Liệt kê chi phí, kể cả những khoản hay quên
Chi phí rõ ràng: tiền thuê mặt bằng, điện nước, lương người phụ, phí sàn, phí giao hàng tiệm gánh, bao bì, quảng cáo, phí phần mềm, phí ngân hàng.
Chi phí hay quên: hàng hư hỏng, hết hạn phải bỏ, hàng mất, hàng lấy về nhà dùng, tiền lặt vặt như nước đá, gửi xe, sửa vặt, quà tặng khách, tiền chênh lệch két.
Và khoản quan trọng nhất hay bị bỏ qua: công của chính bạn. Nếu bạn đứng tiệm cả ngày mà không tính lương cho mình, con số lời bạn thấy thật ra là lương của bạn, không phải lời của tiệm. Tiệm chỉ thật sự có lời khi đã trả công cho bạn mà vẫn còn dư.
Viết tất cả các khoản ra một danh sách cố định, mỗi tháng điền số vào. Nhìn danh sách, bạn cũng thấy khoản nào đang phình ra.
Chia nhỏ khoản đầu tư lớn và khoản trả theo năm
Có những khoản chi một lần mà dùng nhiều năm: sửa sang mặt bằng, kệ tủ, tủ mát, máy lạnh, bảng hiệu. Nếu tính hết vào tháng bạn chi, tháng đó lỗ nặng, những tháng sau trông như lời nhiều hơn thật.
Cách hợp lý là chia khoản đó ra cho số tháng bạn dự kiến dùng. Ví dụ tủ mát dùng được vài năm thì mỗi tháng tính một phần tương ứng. Với sửa sang mặt bằng, chia theo thời hạn hợp đồng thuê, vì hết hợp đồng thì phần sửa sang cũng ở lại.
Những khoản trả theo năm hay theo quý, như tiền thuê trả trước, các khoản thuế phí định kỳ, cũng chia đều ra từng tháng.
Làm vậy, lời mỗi tháng phản ánh đúng hơn việc kinh doanh thật, không bị méo bởi thời điểm chi tiền.
Làm đều mỗi tháng và phân biệt lời với tiền mặt
Chọn một ngày cố định mỗi tháng để tính: doanh thu, trừ giá vốn hàng đã bán, trừ chi phí vận hành, trừ phần chia của đầu tư lớn. Ghi kết quả vào một trang sổ riêng, mỗi tháng một dòng.
Sau vài tháng, bạn có một đường xu hướng. Lời tăng hay giảm, chi phí nào tăng nhanh hơn doanh thu, tháng nào trong năm là tháng yếu. Những điều này quý hơn con số của một tháng riêng lẻ.
Và nhớ rằng có lời chưa chắc có tiền. Tiệm có thể lời mà vẫn thiếu tiền, vì tiền nằm trong hàng tồn, trong sổ nợ của khách, trong khoản trả trước. Ngược lại, tiệm có thể dư tiền mà thật ra đang lỗ, vì đang nợ nhà cung cấp. Theo dõi cả hai.
Nếu sau khi tính đúng, bạn thấy tiệm không lời sau khi trả công cho mình, đó là thông tin khó nghe nhưng rất cần. Nó giúp bạn quyết định sửa gì, trước khi quá muộn. Bạn đã từng tính lời theo cách này chưa?
Câu hỏi thường gặp
Doanh thu và lời khác nhau thế nào?
Doanh thu là tổng tiền bán được. Lời là phần còn lại sau khi trừ giá vốn hàng đã bán và mọi chi phí. Doanh thu cao không có nghĩa là lời cao, nếu giá vốn và chi phí cũng cao.
Không kiểm kê thì có tính được lời không?
Tính được gần đúng nếu bạn biết tỷ lệ giá vốn trung bình trên giá bán của các nhóm hàng. Nhưng muốn chính xác, bạn cần biết hàng tồn đầu và cuối kỳ, tức là cần kiểm kê định kỳ.
Có cần tính lương của chủ tiệm vào chi phí?
Nên tính, để biết tiệm có thật sự tạo ra lời hay chỉ đang trả công cho bạn. Nếu không tính, bạn dễ nhầm lương của mình là lời của tiệm.
Tháng lời nhưng thiếu tiền nhập hàng là vì sao?
Thường vì tiền nằm trong hàng tồn, trong khoản khách nợ, trong tiền thuê trả trước, hoặc bạn đã rút tiền ra dùng cho việc khác. Lời là chuyện hiệu quả kinh doanh, còn tiền mặt là chuyện dòng tiền, cần theo dõi cả hai.
Có nên nhờ kế toán tính lời cho tiệm nhỏ?
Có thể, nhất là khi bạn cần sổ sách cho thuế hay vay vốn. Nhưng hiểu cách tính cơ bản vẫn giúp bạn tự nhìn tiệm mỗi tháng và đặt câu hỏi đúng khi làm việc với kế toán.
