Tách tiền tiệm và tiền nhà bắt đầu bằng một việc đơn giản: mở một tài khoản ngân hàng riêng cho tiệm. Mọi tiền bán hàng vào tài khoản đó, mọi khoản chi của tiệm ra từ tài khoản đó. Mỗi tháng, bạn tự trả cho mình một khoản cố định chuyển sang tài khoản của gia đình, và hàng lấy từ tiệm về nhà dùng thì ghi như một lần mua.
Chào bạn, đây là Nhà Bán Lẻ. Ở nhiều tiệm nhỏ, tiền trong két là tiền đi chợ, tiền đóng học cho con, tiền đám cưới người quen. Cuối tháng, chủ tiệm không biết tiệm lời hay lỗ, chỉ biết là dạo này hơi thiếu. Mình không trách, vì tiệm gia đình vốn gắn với nhà. Nhưng mình muốn kể cách tách ra, vì nó là bước đầu tiên để biết tiệm có đang nuôi được mình không.
Vì sao tiền lẫn lộn làm bạn mất kiểm soát?
Khi tiền tiệm và tiền nhà nằm chung, bạn không trả lời được câu hỏi quan trọng nhất: tiệm có lời không. Tiền trong két nhiều có thể là vì vừa bán được, cũng có thể là vì chưa trả tiền hàng. Tiền ít có thể là vì bán ế, cũng có thể là vì tuần trước lấy ra đóng tiền học.
Thứ hai, rất dễ tiêu lố vào vốn. Tiền bán hàng hôm nay trông như tiền lời, bạn lấy ra tiêu, nhưng thật ra một phần lớn trong đó là tiền để nhập hàng lại. Tiêu hết, tuần sau không có tiền nhập, kệ vơi dần.
Thứ ba, khi cần vay ngân hàng hay làm việc với cơ quan thuế, bạn không có bằng chứng rõ ràng về hoạt động của tiệm.
Và cuối cùng là căng thẳng trong gia đình. Vợ chồng, anh em cùng lấy tiền két mà không ai ghi, sớm muộn sẽ có lúc nghi ngờ nhau.
Mở tài khoản riêng và dùng đúng cách
Mở một tài khoản ngân hàng chỉ dành cho tiệm. In mã chuyển khoản của tài khoản này dán ở quầy, đưa lên trang bán hàng. Mọi khách chuyển khoản đều vào đây.
Tiền mặt bán được mỗi ngày, trừ tiền lẻ để lại két, cũng nộp vào tài khoản này định kỳ. Mọi khoản chi của tiệm như tiền hàng, tiền thuê, tiền điện, lương người phụ, phí giao hàng đều trả từ tài khoản này.
Không dùng tài khoản này cho việc nhà, và không dùng tài khoản nhà cho việc tiệm. Nghe đơn giản nhưng cần kỷ luật, nhất là những lúc gấp.
Sau vài tháng, sao kê của tài khoản tiệm chính là cuốn sổ ghi chép tự động. Bạn nhìn vào là biết tiền vào bao nhiêu, ra bao nhiêu, cho việc gì.
Tự trả lương cho chính mình
Nhiều chủ tiệm không trả lương cho mình, họ lấy tiền khi cần. Cách này làm bạn không biết mình đang thật sự kiếm được bao nhiêu từ tiệm, và tiệm cũng không biết mỗi tháng phải gánh bao nhiêu cho chủ.
Hãy đặt một khoản cố định mỗi tháng, chuyển từ tài khoản tiệm sang tài khoản nhà vào một ngày nhất định. Khoản này là lương của bạn, dùng cho chi tiêu gia đình.
Chọn con số vừa với sức tiệm. Lúc đầu có thể nhỏ, khi tiệm ổn định thì tăng dần. Nếu tháng nào tiệm không đủ trả lương cho bạn, đó là tín hiệu quan trọng, không nên che lấp bằng cách lấy thêm tiền nhà bù vào mà không ghi.
Nếu cả vợ chồng cùng đứng tiệm, mỗi người một khoản, hoặc một khoản chung, miễn là rõ ràng.
Hàng lấy dùng, tiền mặt lặt vặt và người nhà
Tiệm tạp hoá, tiệm đồ gia dụng rất hay có chuyện lấy hàng về nhà dùng: gói mì, chai nước mắm, bịch bột giặt. Mỗi lần một ít, cộng lại một tháng không nhỏ. Hãy ghi lại như một lần mua, trả tiền từ tiền nhà vào tiệm, hoặc ít nhất ghi sổ để trừ vào lương của bạn.
Với những khoản chi nhỏ bằng tiền mặt như mua nước đá, gửi xe, mua băng keo, giữ một phong bì tiền lặt vặt riêng trong két, mỗi lần chi ghi một dòng. Cuối tuần cộng lại, bù vào phong bì từ tài khoản tiệm.
Người nhà cũng cần biết quy tắc. Con cái, ông bà, anh chị em ghé tiệm lấy đồ hay lấy tiền phải được ghi lại. Nói chuyện thẳng thắn một lần, dán quy tắc ở chỗ kín trong quầy, tránh được nhiều hiểu lầm sau này.
Nghe có vẻ khắt khe với người trong nhà, nhưng chính sự rõ ràng mới giữ được hoà khí lâu dài.
Khi tiền phải qua lại giữa tiệm và nhà
Có lúc tiệm thiếu tiền nhập hàng, bạn lấy tiền nhà bù vào. Có lúc nhà cần tiền gấp, bạn rút từ tiệm. Chuyện này bình thường, miễn là ghi rõ như một khoản vay hay khoản góp thêm, có ngày, có số tiền, có ghi chú trả lại khi nào.
Nếu không ghi, sau vài lần qua lại, bạn không còn biết tiệm đã nợ nhà bao nhiêu, nhà đã lấy của tiệm bao nhiêu, và bức tranh lãi lỗ lại mờ đi.
Nên có một khoản dự phòng riêng cho tiệm, để những tháng bán chậm không phải lấy tiền nhà. Khoản này đủ để trả tiền thuê, tiền điện, lương người phụ trong một thời gian nếu doanh thu sụt.
Tách tiền không phải là tách tiệm ra khỏi gia đình. Nó là cách để gia đình biết chắc cái tiệm mình đang nuôi hay đang được tiệm nuôi. Tháng vừa rồi, bạn có biết chính xác mình đã lấy bao nhiêu tiền từ két không?
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có cần tài khoản ngân hàng riêng không?
Tài khoản riêng giúp quản lý rất nhiều và ngày càng hữu ích khi làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng. Về yêu cầu bắt buộc theo quy định hiện hành, hãy hỏi cơ quan thuế nơi bạn đăng ký kinh doanh.
Chủ tiệm nên tự trả lương bao nhiêu?
Không có con số chung. Hãy bắt đầu bằng khoản vừa đủ cho chi tiêu thiết yếu của gia đình mà tiệm gánh được sau khi trả mọi chi phí. Theo dõi vài tháng rồi điều chỉnh.
Lấy hàng trong tiệm về dùng có cần ghi lại không?
Nên ghi, vì cộng lại qua nhiều tháng là một khoản đáng kể. Không ghi thì tồn kho lệch và lời thật của tiệm bị tính sai.
Vợ chồng cùng đứng tiệm thì tách tiền thế nào?
Vẫn một tài khoản cho tiệm và một cho nhà. Thống nhất khoản lương mỗi tháng chuyển từ tiệm sang nhà, và mọi khoản rút thêm đều ghi lại. Rõ ràng giúp hai người không phải nghi ngờ nhau.
Tiệm cần bao nhiêu tiền dự phòng?
Tuỳ chi phí cố định hằng tháng của tiệm. Nhiều người đặt mục tiêu đủ trang trải vài tháng tiền thuê, điện nước và lương nếu doanh thu sụt, và tích dần khoản này từ những tháng bán tốt.
