Khi bán cùng lúc ở tiệm, trên mạng xã hội và trên sàn, cách giữ tồn kho khớp là có một nguồn số liệu duy nhất, trừ hàng ngay khi có đơn ở bất kỳ kênh nào, không đăng hết số lượng lên mạng với những món còn ít, và đếm lại định kỳ để sửa chênh lệch. Nếu lỡ bán lố, báo khách ngay và đưa ra lựa chọn thay thế.
Chào bạn, đây là Nhà Bán Lẻ. Tình huống này chắc nhiều người gặp: khách ở tiệm vừa mua chiếc áo cuối cùng, cùng lúc một khách trên sàn đặt đúng chiếc đó, và một khách khác đang nhắn tin chốt cũng chiếc đó. Ba người, một chiếc áo. Tập này nói về việc giữ cho con số trong đầu, trên máy và trên kệ luôn giống nhau.
Bán lố xảy ra như thế nào?
Bán lố là khi bạn nhận đơn cho số hàng nhiều hơn số bạn thật sự có. Ở một kênh, chuyện này hiếm. Khi bán nhiều kênh, nó xảy ra thường xuyên, vì mỗi kênh có một con số tồn riêng, và không kênh nào biết kênh kia vừa bán gì.
Nguyên nhân thứ hai là cập nhật chậm. Bán ở tiệm xong, định tối về sửa số trên sàn, nhưng quên. Trong lúc đó, khách trên sàn vẫn thấy còn hàng và đặt.
Nguyên nhân thứ ba là số tồn ban đầu đã sai. Không đếm kỹ khi nhập, hàng lỗi chưa trừ, hàng khách đổi trả chưa cộng lại. Số trên máy lệch với số trên kệ từ đầu.
Hậu quả của bán lố không chỉ là huỷ một đơn. Trên sàn, huỷ đơn do người bán thường ảnh hưởng tới điểm gian hàng. Với khách, đó là một trải nghiệm thất vọng khó quên.
Một nguồn số liệu duy nhất
Nguyên tắc quan trọng nhất: chỉ có một nơi ghi số tồn thật. Có thể là một cuốn sổ, một bảng tính, hay một phần mềm bán hàng. Mọi kênh khác đều lấy số từ nơi đó, không tự giữ số riêng.
Nếu dùng bảng tính, để nó ở nơi mọi người bán hàng đều truy cập được, như bảng tính chung trên mạng. Mỗi dòng một món, có cột số tồn, và ai bán ở kênh nào cũng trừ vào cùng một ô.
Nếu dùng phần mềm bán hàng có kết nối với sàn, phần mềm có thể tự cập nhật số tồn lên sàn khi bán ở tiệm, và ngược lại. Đây là cách đỡ công nhất khi đơn nhiều, nhưng cần cài đặt đúng và kiểm tra thường xuyên xem có đồng bộ thật không.
Dù dùng cách nào, quy tắc cho mọi người trong tiệm là giống nhau: không có món nào ra khỏi kho mà không được trừ ở nguồn số liệu chung.
Trừ hàng ngay và cập nhật mọi nơi
Trừ số tồn ngay khi có đơn, không đợi tới lúc gói hay cuối ngày. Đơn chốt qua tin nhắn cũng trừ ngay khi khách xác nhận.
Với những kênh không tự đồng bộ, như trang mạng xã hội hay sàn không kết nối phần mềm, hãy cập nhật số lượng hoặc đánh dấu hết hàng ngay khi món còn ít.
Đặt một thời điểm cố định trong ngày, ví dụ trước giờ mở cửa và sau giờ đóng cửa, để rà lại số tồn trên các kênh cho khớp với nguồn chung.
Hàng khách đổi trả, hàng hoàn về cũng phải được kiểm và cộng lại vào số tồn, nếu còn bán được. Hàng hỏng thì trừ hẳn. Những thứ này hay bị quên nhất.
Để lại phần dự phòng cho món còn ít
Với những món chỉ còn vài chiếc, đừng đăng hết số lượng lên mọi kênh. Ví dụ còn ba chiếc, bạn chỉ để một hai chiếc trên sàn, phần còn lại để ở tiệm. Khi một kênh bán hết, bạn chuyển số dư sang kênh khác.
Phần dự phòng này giúp bạn có khoảng đệm cho những lúc cập nhật chậm, và tránh tình trạng ba người cùng mua một chiếc cuối cùng.
Hàng trưng bày ở tiệm cũng cần tính riêng. Chiếc áo trên ma nơ canh có thể đã phai màu, không nên tính là hàng bán được qua mạng.
Sắp xếp kho gọn gàng, mỗi món một vị trí cố định, dán nhãn kệ rõ ràng. Tìm hàng nhanh giúp đếm nhanh, và đếm nhanh giúp số liệu đúng.
Khi lỡ bán lố thì xử lý thế nào?
Dù cẩn thận, thỉnh thoảng vẫn có lúc bán lố. Điều quan trọng là xử lý nhanh và thật lòng. Báo cho khách ngay khi phát hiện, đừng để khách chờ rồi mới biết.
Xin lỗi, giải thích ngắn gọn, và đưa ra lựa chọn: một món tương tự có sẵn, chờ hàng về nếu có ngày cụ thể, hoặc hoàn tiền ngay nếu khách đã trả. Một món quà nhỏ bù đắp cho lần sau là cử chỉ được nhiều khách nhớ.
Sau đó, đếm lại món đó và các món cùng nhóm, tìm xem số liệu lệch từ đâu: cập nhật chậm, nhập sai, hay hàng đổi trả chưa cộng. Sửa quy trình ở đúng chỗ đó.
Bán nhiều kênh giúp tiệm nhỏ với tới nhiều khách hơn, nhưng mỗi kênh thêm vào là thêm một nơi con số có thể lệch. Mở kênh mới khi bạn đã giữ khớp được các kênh đang có. Hôm nay, số tồn trên máy và trên kệ của món bán chạy nhất có đang giống nhau không?
Câu hỏi thường gặp
Bán cả ở tiệm và trên sàn có cần phần mềm không?
Không bắt buộc khi đơn còn ít, một bảng tính chung và thói quen trừ hàng ngay là đủ. Khi đơn nhiều hoặc có nhiều người cùng bán, phần mềm có kết nối sàn giúp giảm sai sót đáng kể.
Bao lâu nên đếm lại tồn kho khi bán nhiều kênh?
Với món bán chạy và món còn ít, nên kiểm thường xuyên, có thể hằng tuần. Toàn bộ kho nên đếm định kỳ vài tháng một lần. Mỗi lần có chênh lệch, tìm nguyên nhân để sửa quy trình.
Huỷ đơn trên sàn vì hết hàng có bị phạt không?
Mỗi sàn có quy định riêng, thường huỷ đơn do người bán sẽ ảnh hưởng tới điểm đánh giá hoặc chỉ số của gian hàng. Hãy đọc quy định hiện hành của sàn và hạn chế tối đa việc huỷ.
Có nên để giá khác nhau giữa tiệm và sàn?
Nhiều tiệm để giá trên sàn cao hơn một chút để bù phí sàn. Điều quan trọng là khách quen ở tiệm không cảm thấy thiệt, và bạn giải thích được nếu khách hỏi.
Hàng đang trên đường giao có tính vào tồn kho không?
Không. Hàng đã chốt đơn và đang giao là hàng đã bán, cần trừ khỏi tồn. Nếu bị hoàn về, kiểm tra tình trạng rồi mới cộng lại.
