Mỗi ca nên bắt đầu với một khoản tiền lẻ cố định trong két. Cuối ca, người giao và người nhận cùng đếm, ghi vào sổ giao ca bốn thứ: tiền mặt thực có, tổng chuyển khoản theo thông báo của ngân hàng, những khoản đã chi kèm phiếu, và phần chênh lệch nếu có, rồi cả hai cùng ký tên.
Chào bạn, đây là Nhà Bán Lẻ. Tiệm càng nhỏ, chuyện giao ca càng hay bị làm qua loa. Em về trước nhé chị, tiền trong két đó. Rồi tối chủ tiệm đếm thấy thiếu, không biết thiếu từ ca nào, hỏi ai cũng nói không biết. Không ai sai, chỉ là không có cách làm. Tập này nói về cái cách làm đó.
Vì sao cần quy trình dù mọi người tin nhau?
Nhiều chủ tiệm ngại đặt quy trình đếm tiền vì sợ nhân viên nghĩ mình bị nghi ngờ. Thật ra, quy trình rõ ràng bảo vệ người làm nhiều hơn là bảo vệ chủ.
Khi không có quy trình, mỗi lần két thiếu tiền là một lần nghi ngờ lan ra, và người ngay thẳng cũng bị cuốn vào. Khi có quy trình, thiếu ở ca nào thì biết ngay ca đó, và thường tìm ra lý do rất bình thường như thối nhầm hay quên ghi một khoản chi.
Quy trình cũng giúp chính chủ tiệm. Nhiều khi thiếu tiền là do chủ lấy tiền trong két đi chợ mà quên ghi.
Hãy giới thiệu quy trình với nhân viên như một cách làm việc của tiệm, áp dụng cho tất cả kể cả chủ, không phải một biện pháp dành riêng cho ai.
Tiền lẻ đầu ca: một con số cố định
Mỗi ca bắt đầu với một khoản tiền lẻ để thối, và con số đó nên cố định. Ví dụ ca nào cũng bắt đầu với cùng một số tiền, chia sẵn theo mệnh giá nhỏ.
Con số cố định giúp việc đếm cuối ca đơn giản: đếm tổng, trừ đi tiền đầu ca, là ra tiền bán được trong ca. Không phải nhớ hôm nay đầu ca có bao nhiêu.
Cuối ngày, phần tiền dư ngoài khoản đầu ca được rút ra, cất riêng hoặc nộp vào tài khoản. Két chỉ giữ lại đúng khoản đầu ca cho ngày hôm sau.
Chuẩn bị tiền lẻ là việc của chủ tiệm hoặc người đóng cửa. Thiếu tiền lẻ giữa ca, người đứng quầy sẽ phải chạy đi đổi, hoặc thối thiếu cho khách, cả hai đều không tốt.
Đếm cuối ca và sổ giao ca ghi những gì?
Cuối ca, người giao và người nhận cùng đứng ở quầy, cùng đếm. Một người đếm, người kia nhìn và đếm lại. Nếu tiệm chỉ có một người mỗi ca, người đó đếm và chụp ảnh két cùng sổ gửi cho chủ.
Sổ giao ca không cần phức tạp. Mỗi ca một dòng, với các cột: ngày, ca, người giao, người nhận, tiền đầu ca, tiền mặt cuối ca, tổng chuyển khoản trong ca, khoản chi trong ca, chênh lệch, chữ ký hai người.
Tổng chuyển khoản phải lấy từ thông báo của ngân hàng về tài khoản của tiệm, không phải từ trí nhớ hay từ màn hình khách đưa. Nếu dùng phần mềm bán hàng, đối chiếu tổng tiền phần mềm ghi nhận với tiền mặt cộng chuyển khoản.
Mọi khoản chi từ két, như trả tiền giao hàng, mua nước đá, mua túi, phải có phiếu hoặc ít nhất một dòng ghi chú kèm chữ ký. Khoản chi không ghi là nguồn chênh lệch phổ biến nhất.
Khi tiền két bị chênh lệch thì xử lý thế nào?
Chênh lệch nhỏ gần như ca nào cũng có thể xảy ra. Điều quan trọng là ghi lại trung thực, cả thừa lẫn thiếu. Thừa tiền cũng là dấu hiệu có gì đó sai, như thối thiếu cho một khách nào đó.
Đừng la mắng ngay tại chỗ. Cùng nhau nghĩ lại: có khoản chi nào quên ghi không, có đơn nào khách chuyển khoản mà ghi là tiền mặt không, có lần thối tiền nào đông khách quá dễ nhầm không. Phần lớn lần, câu trả lời nằm ở đó.
Chuyện ai bù tiền chênh lệch cần thoả thuận rõ từ khi nhận người, và nên hỏi người có chuyên môn về quy định lao động liên quan đến khấu trừ lương, để không làm sai. Nhiều tiệm chọn cách không bắt bù chênh lệch nhỏ, chỉ theo dõi xu hướng.
Nếu một người liên tục có chênh lệch, hãy nói chuyện riêng, xem lại cách họ thối tiền, có cần hỗ trợ gì không. Chỉ khi đã loại hết khả năng nhầm lẫn mới tính tới những khả năng khác.
Bàn giao việc chứ không chỉ bàn giao tiền
Giao ca không chỉ là đếm tiền. Người ca trước biết nhiều thứ mà người ca sau cần biết: đơn nào đang chờ người giao hàng tới lấy, khách nào hẹn quay lại lấy hàng, món nào vừa hết, có khách nào phàn nàn chưa xử lý xong.
Một cuốn sổ ghi chú đặt cạnh sổ giao ca, hoặc một nhóm tin nhắn chung của tiệm, là đủ. Mỗi ca ghi vài dòng, người ca sau đọc trước khi bắt đầu.
Những chuyện lạ cũng nên ghi: một người khả nghi lảng vảng, tủ mát kêu to bất thường, bóng đèn nhấp nháy. Chuyện nhỏ hôm nay có thể là chuyện lớn tuần sau.
Một ca giao tốt là khi người đến sau bước vào quầy mà không phải hỏi gì. Bạn thử để ý xem, lần giao ca gần nhất ở tiệm mình mất bao lâu và có ai phải gọi điện hỏi lại không.
Câu hỏi thường gặp
Tiệm một người đứng có cần sổ giao ca không?
Vẫn nên có. Cuối ngày ghi lại tiền đầu ngày, tiền cuối ngày, chuyển khoản và các khoản chi giúp bạn biết chính xác mỗi ngày bán được bao nhiêu và phát hiện nhầm lẫn sớm.
Có nên để nhân viên giữ tiền qua đêm?
Không nên, trừ khi có lý do đặc biệt và thoả thuận rõ. Cuối ngày, tiền dư nên được chủ tiệm thu hoặc nộp vào tài khoản, két chỉ giữ tiền lẻ đầu ca cho ngày hôm sau.
Giao ca bằng ảnh chụp két qua điện thoại có đủ không?
Ảnh chụp là bằng chứng hữu ích, nhất là khi không có người nhận ca trực tiếp. Nhưng nên kèm sổ ghi các con số rõ ràng, vì ảnh không cho thấy tiền chuyển khoản và các khoản chi.
Két thiếu tiền nhiều lần ở cùng một ca thì làm gì?
Xem lại quy trình ca đó trước: đông khách quá, thiếu tiền lẻ, có khoản chi không ghi. Nói chuyện riêng với người phụ trách. Nếu vẫn tiếp diễn, cân nhắc thêm camera hướng quầy và đếm tiền giữa ca.
Có nên dùng két có khoá riêng cho từng người?
Với tiệm nhiều người đứng quầy cùng lúc, mỗi người một ngăn két riêng giúp phân định trách nhiệm rõ. Với tiệm nhỏ một người mỗi ca, một két chung với quy trình giao ca rõ ràng là đủ.
