Cửa hàng nhỏ nên kết hợp hai kiểu kiểm kê: đếm toàn bộ theo định kỳ, chẳng hạn vài tháng một lần hoặc trước Tết, và đếm cuốn chiếu một nhóm hàng nhỏ mỗi tuần. Đếm vào lúc đóng cửa, hai người một đếm một ghi, và khi số đếm lệch với sổ thì tìm nguyên nhân kỹ trước khi nghĩ tới chuyện mất cắp.
Chào bạn, đây là Nhà Bán Lẻ. Nhiều chủ tiệm nhỏ nói với mình rằng tiệm có bao nhiêu đâu mà kiểm kê, nhìn là biết. Mình cũng từng nghĩ vậy, cho tới lần đầu ngồi đếm thật và phát hiện có cả thùng hàng nằm trong kho mà mình tưởng đã hết, trong khi tuần trước vừa nhập thêm. Tập này nói về một việc nhàm chán mà giữ tiền rất giỏi.
Tiệm nhỏ có cần kiểm kê không?
Cần, và lý do đầu tiên là để biết lời thật. Bạn có thể thấy tiền về đều mỗi ngày, nhưng nếu không biết hàng còn bao nhiêu, bạn không biết số tiền đó là lời hay chỉ là hàng đang chảy ra khỏi kệ.
Lý do thứ hai là phát hiện thất thoát. Mất cắp, đếm nhầm khi nhận hàng, thối nhầm, hàng hỏng bị vứt đi mà không ghi. Mỗi thứ một ít, cộng lại qua một năm có thể là một khoản không nhỏ.
Lý do thứ ba là tìm hàng tồn, hàng sắp hết hạn, hàng bị ẩm, bị chuột. Những thứ nằm sâu trong kho mà bạn không nhìn tới mỗi ngày.
Và cuối cùng, số đếm chính xác giúp bạn nhập hàng đúng. Nhập theo cảm giác thì thường nhập thừa những món mình tưởng đã hết.
Đếm toàn bộ hay đếm cuốn chiếu?
Đếm toàn bộ là đếm mọi món trong tiệm và trong kho cùng một lúc. Nó cho bạn bức tranh đầy đủ, nhưng tốn công, thường phải làm vào buổi tối hoặc ngày nghỉ. Với tiệm nhỏ, làm vài lần một năm là hợp lý, và nhất định nên làm trước Tết, khi hàng nhập nhiều nhất.
Đếm cuốn chiếu là mỗi tuần chọn một nhóm hàng nhỏ để đếm, ví dụ tuần này đếm dầu ăn và nước mắm, tuần sau đếm đồ vệ sinh. Mỗi lần chỉ mất mười lăm hai mươi phút. Sau vài tháng, bạn đã đi một vòng hết tiệm.
Ưu tiên đếm cuốn chiếu những nhóm hàng giá trị cao, hàng dễ mất, hàng có hạn dùng. Đó là những nơi chênh lệch gây đau nhất.
Kết hợp hai kiểu giúp bạn vừa phát hiện vấn đề sớm, vừa có bức tranh tổng thể định kỳ.
Một anh mở tiệm văn phòng phẩm gần trường kể rằng anh chỉ đếm toàn bộ đúng hai lần mỗi năm, trước mùa tựu trường và trước Tết, còn lại mỗi sáng thứ hai đếm một kệ. Nhịp đó vừa sức một người, và anh chưa bao giờ phải thức trắng đêm để kiểm kê.
Cách đếm để không sót, không trùng
Chuẩn bị trước: dọn kệ gọn, gom hàng cùng loại về một chỗ, in hoặc chép sẵn danh sách hàng theo thứ tự kệ. Đếm theo từng khu, từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, không nhảy cóc.
Hai người là tốt nhất, một người đếm đọc to, một người ghi. Người ghi cũng là người kiểm tra lại, và hai người giúp giảm nhầm lẫn rất nhiều so với một người vừa đếm vừa ghi.
Khu nào đếm xong thì đánh dấu, một mẩu giấy nhỏ hay băng dính màu, để không đếm hai lần. Hàng trong kho đếm riêng, ghi riêng, rồi cộng lại.
Đừng bán hàng trong lúc đang đếm. Nếu buộc phải mở cửa, hãy ghi riêng những món bán ra trong lúc đếm để trừ sau.
Thùng hàng còn nguyên thì đừng tin số ghi ngoài thùng. Mở ra đếm ít nhất vài thùng ngẫu nhiên, vì nhà cung cấp cũng có lúc giao thiếu.
Khi số đếm lệch với sổ thì làm gì?
Gần như lần kiểm kê nào cũng có chênh lệch. Đừng vội nghĩ ngay tới mất cắp hay nghi ngờ nhân viên. Phần lớn chênh lệch đến từ những lỗi ghi chép rất bình thường.
Hãy kiểm lần lượt: có lô hàng nào nhập mà chưa ghi sổ không. Có món nào bán mà quên ghi, nhất là khi đông khách. Có hàng khách đổi trả mà chưa cập nhật. Có hàng hỏng, hàng hết hạn đã bỏ đi mà không ghi. Có món nào người nhà lấy dùng không.
Sau khi loại hết những khả năng đó, phần chênh còn lại mới là phần cần lo. Nếu nó tập trung vào một nhóm hàng, một khung giờ, hay một ca làm việc, đó là manh mối.
Ghi lại mức chênh lệch mỗi lần kiểm kê. Nếu nó tăng dần, bạn cần tìm hiểu nghiêm túc hơn, có thể là quy trình nhận hàng, có thể là trông tiệm.
Biến kiểm kê thành thói quen nhẹ nhàng
Kiểm kê nặng nề khi làm hiếm và làm dồn. Nó nhẹ đi rất nhiều khi thành nhịp: đếm cuốn chiếu mỗi tuần vào một buổi cố định, đếm toàn bộ vào vài mốc cố định trong năm.
Phần mềm bán hàng giúp bạn biết số tồn trên máy, nhưng số trên máy chỉ đúng khi mọi lần nhập, bán, đổi trả đều được ghi. Nó không thay được việc đếm tay, chỉ giúp bạn so sánh nhanh hơn.
Sau mỗi lần kiểm kê, đừng chỉ cất tờ giấy đi. Dùng nó để quyết định nhập gì, bỏ gì, giảm giá gì. Kiểm kê mà không dẫn tới quyết định nào thì chỉ là đếm cho vui.
Có những việc trong tiệm không ai thấy, không khách nào khen. Kiểm kê là một trong số đó, và cũng là một trong những việc giữ cho tiệm sống lâu nhất.
Câu hỏi thường gặp
Kiểm kê cửa hàng nên làm vào lúc nào?
Tốt nhất là sau giờ đóng cửa hoặc vào ngày tiệm nghỉ, khi không có hàng bán ra. Với đếm cuốn chiếu một nhóm nhỏ, có thể làm vào giờ vắng khách trong ngày.
Tiệm một người đứng có kiểm kê được không?
Được, nhưng nên chia nhỏ thành đếm cuốn chiếu mỗi tuần thay vì dồn một lần. Với lần đếm toàn bộ, nhờ người nhà cùng làm để một người đếm một người ghi.
Chênh lệch kiểm kê bao nhiêu là bình thường?
Không có con số chung, vì nó tuỳ ngành hàng và cách quản lý. Điều quan trọng là theo dõi xu hướng qua các lần: mức chênh ổn định là bình thường, tăng dần là dấu hiệu cần tìm hiểu.
Có nên dùng máy quét mã vạch để kiểm kê?
Máy quét giúp nhanh và ít sai hơn với tiệm nhiều mặt hàng có mã vạch. Với tiệm nhỏ, đếm tay theo danh sách vẫn làm tốt, quan trọng là có quy trình rõ ràng.
Hàng hỏng phát hiện khi kiểm kê xử lý thế nào?
Tách riêng, ghi vào sổ hàng hỏng với lý do, và trừ khỏi tồn kho. Nếu hàng lỗi từ nhà sản xuất và có thoả thuận đổi trả, giữ lại để trả nhà cung cấp.
