Sổ tay vẫn đủ khi tiệm ít mặt hàng, chủ yếu một người đứng, và chỉ bán tại chỗ. Phần mềm bán hàng bắt đầu đáng tiền khi bạn không còn nhớ nổi giá và số tồn của từng món, khi có người phụ đứng quầy thay mình, hoặc khi bạn bán cùng lúc ở tiệm và trên mạng.
Chào bạn, đây là Nhà Bán Lẻ. Tập này không giới thiệu phần mềm nào cả. Mình chỉ muốn giúp bạn trả lời câu hỏi trước đó: tiệm mình đã tới lúc cần chưa. Mình biết những người mua phần mềm xong để đó vì không có thời gian nhập liệu, và cũng biết những người cứ cặm cụi sổ tay cho tới khi mất kiểm soát.
Khi nào sổ tay vẫn làm tốt?
Một cuốn sổ ghi chép đều đặn vẫn là công cụ mạnh. Nếu tiệm có vài chục đến một trăm mặt hàng, giá ít thay đổi, bạn là người đứng quầy chính, và khách mua trực tiếp, sổ tay cộng máy tính cầm tay có thể đủ dùng trong thời gian dài.
Ưu điểm của sổ là không tốn tiền hằng tháng, không phụ thuộc vào mạng hay điện, ai cũng dùng được ngay. Nhiều cô chú lớn tuổi quản lý tiệm tạp hoá bằng sổ hàng chục năm mà vẫn nắm rõ từng khoản.
Điều kiện để sổ làm tốt là bạn phải ghi đều, ghi đủ: mỗi lần nhập hàng, mỗi ngày bán được bao nhiêu, chi gì. Sổ không ghi thì phần mềm hay sổ cũng như nhau.
Nếu bạn đang làm tốt với sổ, không cần chuyển chỉ vì ai cũng nói nên dùng phần mềm.
Những dấu hiệu cho thấy đã đến lúc cần phần mềm
Dấu hiệu đầu tiên là bạn không nhớ nổi giá. Khi số mặt hàng lên tới vài trăm, giá thay đổi thường xuyên, bạn hoặc người phụ bắt đầu tính sai, bán nhầm giá, và khách phàn nàn.
Dấu hiệu thứ hai là có người khác đứng quầy thay bạn. Bạn cần biết ca đó bán gì, thu bao nhiêu, mà không phải đứng đó nhìn. Phần mềm ghi lại từng giao dịch, cuối ca đối chiếu dễ dàng.
Dấu hiệu thứ ba là bán nhiều kênh. Một món vừa bày ở tiệm, vừa đăng trên trang mạng xã hội, vừa có trên sàn. Khách ở ba nơi cùng đặt, bạn không biết còn hàng không, và bán lố là chuyện sớm muộn.
Dấu hiệu thứ tư là bạn muốn biết món nào lời nhất, món nào bán chậm, nhưng không có thời gian ngồi cộng sổ. Phần mềm làm những phép tính đó trong vài giây.
Phần mềm giải quyết gì và không giải quyết gì
Phần mềm giúp bạn tính tiền nhanh và đúng, in hoá đơn cho khách, theo dõi tồn kho gần như tức thời, xem báo cáo bán hàng theo ngày, theo món, theo người bán. Nó cũng giúp bạn không phụ thuộc vào trí nhớ của một người.
Nhưng phần mềm không tự làm đúng. Nếu nhập hàng về mà không ghi vào máy, bán hàng mà không quét, đổi trả mà không cập nhật, thì số trên máy sẽ sai, và bạn còn tin vào nó. Số sai mà tin là nguy hiểm hơn không có số.
Phần mềm cũng tốn công lúc đầu. Nhập danh sách hàng, giá, mã, số tồn ban đầu có thể mất vài ngày với tiệm nhiều mặt hàng.
Và nó không thay được việc kiểm kê. Bạn vẫn phải đếm tay định kỳ để so với số trên máy.
Chọn phần mềm bán hàng thế nào?
Đầu tiên là dùng thử. Hầu hết phần mềm có thời gian dùng thử, hãy dùng nó với chính hàng của tiệm bạn, trong vài ngày bán thật, chứ đừng chỉ xem giới thiệu.
Chọn cái mà người phụ việc của bạn dùng được sau một buổi hướng dẫn. Phần mềm nhiều tính năng mà nhân viên không dám bấm thì cũng vô ích.
Xem nó chạy trên thiết bị nào: điện thoại, máy tính bảng, máy tính. Có cần mạng liên tục không, mất mạng thì bán được không.
Hỏi rõ phí hằng tháng, phí thêm khi tăng số người dùng hay số chi nhánh, và quan trọng, khi ngừng dùng thì có xuất được dữ liệu ra không. Dữ liệu bán hàng nhiều năm là tài sản của bạn.
Nếu bạn cần xuất hoá đơn điện tử theo quy định hiện hành, hãy hỏi phần mềm có hỗ trợ không, và hỏi thêm kế toán hoặc cơ quan thuế về yêu cầu cụ thể cho trường hợp của mình.
Chuyển từ sổ tay sang phần mềm mà không rối
Chọn một thời điểm vắng khách để chuyển, đừng chuyển ngay trước Tết hay mùa cao điểm.
Bắt đầu bằng một lần kiểm kê toàn bộ. Số tồn thực tế sau lần đếm này là số bạn nhập vào máy. Nhập sai từ đầu thì mọi thứ về sau đều sai.
Chạy song song vài tuần: vẫn ghi sổ như cũ, đồng thời dùng phần mềm. Cuối mỗi ngày so sánh hai bên. Khi đã tin phần mềm, mới bỏ sổ.
Hướng dẫn người phụ việc kỹ, và đặt quy tắc rõ ràng: không có món nào ra khỏi tiệm mà không qua máy. Công cụ nào cũng chỉ tốt bằng thói quen của người dùng nó. Bạn đang dùng sổ hay dùng máy, và nó có đang giúp bạn thật không?
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm bán hàng miễn phí có dùng được không?
Một số bản miễn phí đủ dùng cho tiệm rất nhỏ. Hãy xem giới hạn về số mặt hàng, số người dùng, và nhất là chuyện dữ liệu của bạn được lưu và xuất ra thế nào. Miễn phí hôm nay có thể thành có phí sau này.
Dùng bảng tính trên máy tính thay phần mềm có được không?
Được, và là bước trung gian tốt giữa sổ tay và phần mềm. Bảng tính giúp cộng trừ nhanh, nhưng việc tính tiền tại quầy và cập nhật tồn kho tức thời sẽ không tiện bằng phần mềm chuyên dụng.
Người lớn tuổi có dùng được phần mềm bán hàng không?
Nhiều người dùng được nếu phần mềm đơn giản và được hướng dẫn kiên nhẫn. Chọn loại có chữ to, ít bước, và để họ tập với vài giao dịch thật trước khi dùng hẳn.
Phần mềm bán hàng có giúp chống thất thoát không?
Có giúp, vì mỗi giao dịch được ghi lại và đối chiếu được với tiền két cuối ca. Nhưng nó chỉ hiệu quả khi mọi món bán ra đều qua máy và bạn thật sự xem báo cáo.
Mất dữ liệu phần mềm bán hàng thì sao?
Hãy hỏi nhà cung cấp phần mềm về việc sao lưu, và định kỳ tự xuất dữ liệu ra lưu ở nơi khác. Đừng để toàn bộ lịch sử bán hàng nằm ở một chỗ mà bạn không kiểm soát.
